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Smart working: app e strumenti utili per lavorare da casa

Ecco come impostare velocemente una strategia di lavoro a distanza con l’utilizzo di strumenti digitali. Dai software per la gestione dei compiti alle videoconferenze

Lo smart working è una nuova dimensione del lavoro. E oggi è uno degli strumenti che può (o deve) essere adottato dalle aziende nell’emergenza coronavirus. Ma potrebbe rivelarsi anche la chiave di volta per cambiare l’organizzazione del tempo e dello spazio. In tutto questo la tecnologia gioca un ruolo decisivo. Ecco come approntare una strategia a distanza per mettere le persone in condizione di lavorare da casa e una serie di strumenti che possono aiutare a svolgere il lavoro da remoto.

Strumenti per l’azienda

Prima di tutto bisogna verificare di avere uno strumento di comunicazione che permetta alle persone di confrontarsi. Si tratta per esempio di tools come Slack, Asana, Trello e Microsoft Teams. Occorre anche avere uno strumento in condivisione che consenta di scrivere contenuti più strutturati, pubblicati in ordine cronologico. In questo caso vengono in aiuto piattaforme come Basecamp, Yammer, Workplace by Facebook. Altro strumento utile è quello che consente l’archiviazione di documenti, immagini e file, come Dropbox e Google Drive. Tra i software che permettono di effettuare videoconferenze ci sono Zoom, Hangouts Meet, Skype. È buona prassi inoltre, stilare una lista delle attività che richiedono la presenza fisica per comprendere se e come “remotizzarle” e capire come le attività siano gestite per una migliore organizzazione del lavoro. In questo caso ci si può avvalere di strumenti che possono aiutare nell’assegnazione dei compiti come GitHub, Trello e Asana

Consigli per il lavoratore

La prima cosa che serve è una connessione a internet. Per chi non avesse una connessione a casa non resta che affidarsi alla rete cellulare. Poi occorre organizzare bene lo spazio di lavoro, allestendo una parte specifica della casa. In particolare, quando è possibile, si può pensare di dedicare una stanza al lavoro (questo aiuta la mente a concentrarsi e a connettersi e disconnettersi facilmente, creando una sana separazione). Definire dei rituali di inizio e fine, concedendosi delle pause. Questo serve per impostare i ritmi della giornata, non perdere la cognizione del tempo e non lavorare oltre le ore di lavoro previste. Un metodo utile è ad esempio mettere un allarme che ricordi che la giornata di lavoro in smart working è terminata.

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Slack

Slack è un software per la collaborazione aziendale progettato per inviare messaggi in modo istantaneo. Sfrutta canali specifici dedicati e può essere integrata con strumenti di produttività. All’interno della piattaforma è infatti possibile usare Google Drive, Trello, GitHub, Google Calendar e tanti altri applicativi tra i più diffusi e utilizzati.

Asana

Asana è un’applicazione web e mobile studiata per supportare i gruppi di lavoro nell’organizzazione delle attività e permette di tenere traccia e gestire nel modo più efficace possibile i diversi progetti portati avanti da un’organizzazione con task, compiti che li caratterizzano. Permette di avere sempre presenti i carichi di lavoro di ciascun appartenente al team e di visualizzare lo stato di avanzamento dei processi.

Trello

Trello è un software gestionale, finalizzato ad evitare sovrapposizione tra l’operato dei vari addetti. Permette infatti a ogni utente di creare la propria scheda, che indica le attività di cui occuparsi, programmarla e scambiarla con altri.

Microsoft Teams

Di recente integrato per soddisfare le necessità aziendali con chat, team, canali e app, Microsoft Teams permette di organizzare riunioni, inclusi audio conferenze e video. A questo si aggiunge la possibilità di personalizzare l’esperienza a seconda delle necessità lavorative e di interazione, oltre a un pacchetto sulla sicurezza per permettere di condividere ogni tipo di informazione.

Basecamp

Basecamp è una piattaforma che permette di coordinare il lavoro attraverso una serie di strumenti. Si possono creare nuovi progetti ed invitare altri utenti a lavorarci. È possibile definire traguardi intermedi, scambiare file e allegati utili all’aggiornamento reciproco, discutere dei progressi al lavoro e pianificare date di scadenza, dimenticando così la confusione generata dall’utilizzo di email, messaggi personali o altri sistemi per mettersi in contatto fra colleghi.

Yammer

Yammer è un social network aziendale utile per far circolare notizie, condividere documenti e progetti aziendali in tempo reale, accorciando distanze tra i vari dipartimenti o le varie sedi della stessa società. Obiettivo primario è consentire a ciascun dipendente e collega di essere sempre informato e sapere sempre su quale progetto si sta lavorando e quali sono i risultati raggiunti.

Facebook Workplace

Facebook Workplace applica i meccanismi della piattaforma di social network all’uso aziendale. Ogni utente avrà un profilo personale e una bacheca, la possibilità di partecipare a gruppi o eventi con vari gradi di privacy, oppure usare una versione di Messenger come chat aziendale, mentre gli amministratori avranno a disposizione controlli per abilitare e disabilitare gli account, oltre a un sistema di report sull’uso della piattaforma. Un altro aspetto interessante è la possibilità di creare dei gruppi condivisi tra più società, per lavorare sui progetti in comune.

G-suite

G-suite è un “pacchetto” di software e strumenti per la produttività e la collaborazione di Google. Comprende Gmail (per la posta elettronica), Google Drive (il servizio cloud per la memorizzazione dei contenuti e la sincronizzazione degli stessi online), Drive (un servizio di cloud storage che permette di archiviare i file in un unico spazio anche condiviso con altri utenti), Google Hangouts (il sistema che offre, grazie a Meet la possibilità di videoconferenze online, ma anche messaggistica istantanea), Google Calendar e Documenti (i programmi gratuiti per preparare file di testo, fogli elettronici e così via).

Zoom

Zoom è un software di videoconferenza che può essere utilizzato in dispositivi desktop e mobili. Può supportare fino a mille partecipanti e fino a 49 video su un unico schermo. Le riunioni possono essere salvate localmente o nel cloud. La collaborazione è integrata con la possibilità per i partecipanti di condividere i loro schermi e lavorare insieme per fornire i propri appunti. Inoltre, una funzione di chat “di squadra” consente la condivisione di file e la possibilità di avere una cronologia e un archivio. Ultimamente Zoom è stata oggetto di una serie di accuse sulla scarsa attenzione sulla sicurezza ma sembra che gli esperti abbiano trovato le falle e migliorato la piattaforma.

Hangouts Meet

Hangouts Meet è uno tra gli strumenti di videoconferenze presente su G-suite. Mira a fornire un servizio di videoconferenze. Sviluppato di proposito per le esigenze aziendali, è in grado di soddisfare un gran numero di utenti contemporaneamente. Fornisce anche un numero telefonico dedicato, che non solo permette ai dipendenti in mobilità di partecipare, ma garantisce anche che la qualità della linea sia mantenuta in modo stabile. Essendo all’interno di G-Suite, piattaforma dedicata alle aziende, è facile utilizzare i dati di altre applicazioni, come Google Calendar, non solo per pianificare le riunioni ma anche per impostare le informazioni sugli eventi.

Skype

Skype è una delle soluzioni più conosciute per le videoconferenze. Offre la possibilità di chattare e condividere documenti e file, così come di creare canali che agevolano la suddivisione del lavoro, in modo da organizzare al meglio le comunicazioni.

GitHub

GitHub è una piattaforma di hosting web. A metà strada tra un social netowrk e una repository di file (una sorta di magazzino virtuale e condivisibile) utilizzata in tutti quei settori in cui è richiesto il continuo aggiornamento e salvataggio di progetti di sviluppo portati avanti da due o più professionisti. Molti, ad esempio, sfruttano le potenzialità di GitHub per collaborare con colleghi di sedi distaccate nella stesura di documenti o report.

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